ИНФОРМАЦИЯ ЗА ОБРАБОТКАТА НА ЛИЧНИ ДАННИ – КАНДИДАТИ

INFORMATION ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA – CANDIDATES

 

GI Group EOOD and(hereinafter referred to as the “Controller” or the „Companie“), part of the Gi Group Holding group (hereinafter referred to as the “Group”), wish to provide you with information on the processing of personal data provided by candidates of legal age.

1. PROCESSING ACTIVITIES PURPOSES AND LEGAL BASES

1.1. Your data shall be obtained in the following ways:

1. when registering in the personal area of the website (“MyGigroup”)
2. by e-mail
3. through our agents/recruitment consultants of Gi Group
4. through external websites or social networks

1.2. Your data is processed for the purposes of registering in MyGigroup

1.3. The legal basis applicable to the processing of your personal data for the purposes described in point 1.2 is the performance of a contract with the Controllers, pursuant to Article 6(1)(b) GDPR.

1.4. Your data will be processed if you apply for a specific vacancy notice and when submitting a spontaneous job application for the purpose of searching for and selecting candidates, and more precisely for the following purposes:

1. your employment as a temporary worker in our client company
2. your direct hiring in a third-party company
3. your direct hiring in one of the Companies

1.5. The legal basis applicable to the processing of your personal data for the purposes described in point 1.4 is to take steps at the request of the data subject prior to entering a contract, pursuant to Article 6(1)(b) GDPR.

1.6. Your data can be processed for all the research and selection of personnel, by sending you job offer(s) in line with your profile to guarantee you a job placement.

1.7. The legal basis applicable to the processing of your personal data for the purposes referred to in point 1.6 is your consent pursuant to art. 6 (1)(a) of the GDPR.

1.8. Your data may also be processed for the purposes of establishing, exercising or defending our rights in legal proceedings.

1.9. The legal basis for the processing of your personal data for the purposes described in point 1.8 are our legitimate interests under Article 6(1)(f) GDPR.
The legal basis for the processing of the special categories of your personal data (if any) for the same purposes is the establishment, exercise or protection of a right in legal proceedings pursuant to Article 9(2)(f) GDPR.

 

2. ADDITIONAL PROCESSING PURPOSES AND LEGAL BASES

2.1. Subject to your express consent (Article 6(1)(a) GDPR), your data may also be processed for the following additional purposes:

1. providing information and sending promotional messages on the services offered by the Companies or statistical research and research and/or market research, through traditional (by post and telephone calls via operator) and automated contact methods (e-mail, text message, multimedia message and instant messaging systems)
2. providing information and sending promotional messages on the services offered by other companies in the Group (such as training initiatives, career development, vocational training, support for transmission, search and recruitment and search for managers), and statistical surveys and surveys and/or market research, through traditional (by mail and telephone calls through an operator) and automated contact methods (e-mail, text message, multimedia message and instant messaging systems)

2.2. Nevertheless, consent to the processing of your personal data for the purposes described in point 2.1. above is given entirely at your discretion. Therefore, if you refuse to consent to the processing for the said purposes, your data will only be processed for the purposes described in point 1 above.

 

3. CATEGORIES OF DATA PROCESSED, DATA SOURCES AND PROCESSING OF SPECIAL CATEGORIES OF DATA

3.1. By way of example, the Companies will receive the following common categories of personal data: personal name, middle name (if any), surname, password, date of birth, PIN, ID card number, postal address, e-mail address and contact phone number, educational qualifications, service experience and any other additional information completed by you in your CV and/or provided during an interview at one of our branches.

3.2. Companies will receive the data in question from you and/or from websites operated by third parties or from social networks through which the Companies publish vacancies (on behalf of their clients or on their own account).

3.3. If you apply for an advertisement or apply for a job at your request, you will be given the opportunity to declare that you have a physical or mental disability and whether you fall into a “protected category” (if you have underwent an examination by a Concilium of experts – „НЕЛК“ or „ТЕЛК“ commission – and received certification from it) in the data collection forms contained on the website or during a telephone interview or interview conducted at one of our branches. This information forms part of the special categories of data pursuant to Article 9 GDPR and will be processed in accordance with the current legal framework. The data will also be used, with your consent, in specific “protected category” searches for roles specifically requested for the completion of the “disability quotas” assigned to employers by the Ministry of Labour and Social Policies and The Agency for People with Disabilities.

3.4. The legal basis for the processing of special categories of your data described in point 1.2 is your explicit consent in accordance with Article 9(2)(a) GDPR.
If you do not give your consent, it will not be possible to process the data of the “protected category” in which you fall.

3.5. Please do not include in your CV any special categories of personal data (personal data revealing your racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, as well as genetic data or biometric data for the sole purpose of identifying an individual, or data on your health, sexual life or sexual orientation).

 

4. DATA RETENTION PERIOD

4.1. When processing data for the purposes of registration in the personal area of the website and for search and selection purposes as described in section 1 when submitting an application for work at the request of the applicant, the data will be entered into the company database and stored for a period of 30 months after its entry, or from the date of your most recent interaction with the website (access, updating data or uploading your CV) or agencies, except when you consent to an extended data retention period, when such consent is requested by you before the expiry of the initial storage period.

4.2. When processing data for purposes related to the establishment, exercise or protection of a legal right as described in point 1, the data are entered into a historical record and kept for the duration of the litigation, until the time limits for appeal actions are exhausted.

4.3. When processing data for the additional purposes described in point 2, the data will be entered into the company database and stored for the period specified in point 4.1 or until you withdraw your consent.

4.4. Upon expiry of the storage periods above, the data will be destroyed or converted to an anonymous format.

 

5. NATURE OF THE PROVISION OF DATA AND CONSEQUENCES OF THE REFUSAL TO PROVIDE

5.1. The provision of the data marked with an asterisk in the registration form for MyGigroup is necessary to enable the Companies to complete your registration as described in point 1. If you refuse to provide the requested data, the Companies will not be able to complete your registration on the website.

5.2. The provision of the data marked with an asterisk in the data collection form contained on the website or at the request of the agencies is necessary to enable the Companies to carry out the search and selection process described in point 1. If you refuse to provide the requested data, the Companies will not be able to consider your application.

5.3. The provision of the data described in point 2 is optional. If you refuse to provide the data or do not give your consent, this will have no impact on your registration on the website and will not prevent the Companies from performing the search and selection process.

 

6. RECIPIENTS OF THE DATA

6.1. Your data may only be processed by employees of departments of the Companies who are authorized to do so to fulfil the above-mentioned purposes. The staff in question have received appropriate operating instructions in relation to the tasks they will perform.

6.2. The Companies may forward your personal data to the following parties to fulfil the objectives described in point 1 above:

1. Clients companies or clients organizations
2. Ministry of Labour, labour agencies and labour inspections
3. Public authorities in relation to active employment policies or measures
4. Legal advisors

6.3. In addition, your personal data may be processed by external parties, explicitly designated for data processors who perform for the Companies:

1. website management and maintenance services
2. management and maintenance services of the candidate database
3. data archiving services
4. messaging services
5. services related to market research

6.4. The updated list of recipients can be obtained from our registered office or by sending a letter by e-mail to dpo_bg@gigroupholding.com.

6.5. Personal data provided by applicants will not be disclosed.

 

7. TRANSMISSION OF DATA OUTSIDE THE EEA

Your personal data are processed by the Companies inside the European Economic Area (EEA) and are not disclosed. If necessary, for technical or operational reasons, the Companies might transfer your Personal Data to countries outside the EEA, for which there are adequacy decisions of the European Commission or based on the appropriate safeguards (e.g., Standard Contractual Clauses), or specific derogations provided by Regulation.

 

8. RIGHTS OF THE DATA SUBJECTS

8.1. Data subjects are granted the rights set forth in Articles 15 to 22 of the GDPR, where applicable.

8.2. In particular, data subjects may request the Controllers:

1. to access and receive a copy of their personal data, and other supplementary information
2. to have inaccurate personal data rectified, or completed if it is incomplete
3. in certain circumstances, to have personal data erased
4. in certain circumstances, to request the restriction or suppression of their personal data
5. to object to the processing of the data necessary for the legitimate pursuit of the interests of the controllers or for direct marketing.

8.3. If the conditions for the transmission of the data pursuant to Article 20 GDPR are fulfilled, data subjects shall also have the right to obtain the data provided to the Controllers in a structured general use format read by an automatic device and, where technically feasible, to transmit the data to another controller without hindrance.

8.4. These rights may be exercised in writing to the address Sofia 1527, 88 Aleksandar Dondukov-Korsakov Blvd, fl.3, office 2, or by e-mail sent to the following address: dpo_bg@gigroupholding.com

8.5. Data Subjects shall have the right to bring claims before the relevant supervisory authority (for Bulgaria this is the Personal Data Protection Commission).

 

9. WITHDRAWAL OF CONSENT

9.1. Data Subjects shall have the right to withdraw the consents given at any time by writing to the address Sofia 1527, 88 Aleksandar Dondukov-Korsakov Blvd, fl.3, office 2, or by e-mail sent to the address dpo_bg@gigroupholding.com

9.2. The withdrawal of consent shall not affect the legitimate nature of the processing based on the consent given by you prior to the withdrawal.

 

10. JOINT CONTROLLERSHIP AGREEMENT

The Companies have entered into an agreement to assume joint controllership of the processing of data, pursuant to Article 26 of the GDPR, under which a number of measures will be jointly established, in particular regarding:

1. Purposes and means of processing Personal Data;
2. Procedures for providing timely feedback to data subjects’ requests when exercising their rights;
3. Security measures appropriate to the processing of Personal Data and procedures for handling data breaches;
4. Content of privacy notices.

 

11. CONTACT DETAILS OF THE JOINT CONTROLLERS

The Controller are GIGroup EOOD  represented by their legal representatives, address: Sofia 1527, 88 Aleksandar Dondukov-Korsakov Blvd, fl.3, office 2, e-mail: dpo_bg@gigroupholding.com

 

12. CONTACT DETAILS OF THE DATA PROTECTION OFFICER (DPO)

Contact with the Data Protection Officer [DPO] can be made by e-mail: dpo_bg@gigroupholding.com 

ИНФОРМАЦИЯ ЗА ОБРАБОТКАТА НА ЛИЧНИ ДАННИ – КАНДИДАТИ

„Джи Ай Груп“ ЕООД  (наричани по-долу „Администратори“ или „Дружества“), част от групата на „Джи Ай Груп Холдинг“ (наричана по-долу „Групата“), желаят да Ви предоставят информация относно обработката на лични данни, предоставени от пълнолетни кандидати.

 

1. ЦЕЛИ НА ДЕЙНОСТИТЕ ПО ОБРАБОТВАНЕ И ПРАВНИ ОСНОВАНИЯ

1.1. Вашите данни се получават по следните начини:

1. когато се регистрирате в личната зона на уебсайта („MyGigroup“).
2. по електронна поща
3. чрез нашите агенти/консултанти по наемане на персонал на Gi Group
4. чрез външни уебсайтове или социални мрежи.

1.2. Вашите данни се обработват за целите на регистрацията в MyGigroup.

1.3. Правното основание, приложимо към обработването на вашите лични данни за целите, описани в точка 1.2, е изпълнението на договор с Администраторите съгласно член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД.

1.4. Вашите данни ще бъдат обработвани, ако кандидатствате за конкретна обява за свободна позиция и при подаване на спонтанна кандидатура за работа с цел търсене и подбор на кандидати, и по-точно за следните цели:

1. работата ви като временен работник в нашата компания-клиент.
2. директното ви наемане в дружество на трета страна.
3. директното ви наемане в някоя от компаниите

1.5. Правното основание, приложимо към обработването на вашите лични данни за целите, описани в точка 1.4, е предприемането на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договор съгласно член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД.

1.6. Данните ви могат да бъдат обработвани за целите на проучването и подбора на персонал, като ви се изпращат предложения за работа в съответствие с вашия профил, за да ви се гарантира назначаване на работа.

1.7. Правното основание, приложимо към обработката на личните ви данни за целите, посочени в точка 1.6, е вашето съгласие съгласно чл. 6, параграф 1, буква а) от ОРЗД.

1.8. Вашите данни могат да бъдат обработвани и за целите на установяването, упражняването или защитата на нашите права в съдебни производства.

1.9. Правното основание за обработката на вашите лични данни за целите, описани в точка 1.8, са нашите законни интереси съгласно член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД.
Правното основание за обработването на специалните категории Ваши лични данни (ако има такива) за същите цели е установяването, упражняването или защитата на право в съдебно производство съгласно член 9, параграф 2, буква е) от ОРЗД.

 

2. ДОПЪЛНИТЕЛНИ ЦЕЛИ НА ОБРАБОТКАТА И ПРАВНИ ОСНОВАНИЯ

2.1. При наличие на Вашето изрично съгласие (член 6, параграф 1, буква а) от ОРЗД) данните Ви могат да бъдат обработвани и за следните допълнителни цели:

1. предоставяне на информация и изпращане на рекламни съобщения относно услугите, предлагани от Дружествата, или статистически изследвания и проучвания и/или пазарни проучвания, чрез традиционни (по пощата и телефонни обаждания чрез оператор) и автоматизирани методи за контакт (електронна поща, текстови съобщения, мултимедийни съобщения и системи за незабавни съобщения)

б. предоставяне на информация и изпращане на рекламни съобщения за услуги, предлагани от други дружества в Групата (като инициативи за обучение, кариерно развитие, професионално обучение, подкрепа за предаване, търсене и наемане на работа и търсене на мениджъри), както и статистически проучвания и анкети и/или пазарни изследвания, чрез традиционни (по пощата и телефонни обаждания чрез оператор) и автоматизирани методи за контакт (електронна поща, текстови съобщения, мултимедийни съобщения и системи за незабавни съобщения)

2.2. Въпреки това съгласието за обработване на личните ви данни за целите, описани в точка 2.1 по-горе, се дава изцяло по ваша преценка. Ето защо, ако откажете да дадете съгласие за обработване за посочените цели, Вашите данни ще бъдат обработвани само за целите, описани в точка 1 по-горе.

 

3. КАТЕГОРИИ ОБРАБОТВАНИ ДАННИ, ИЗТОЧНИЦИ НА ДАННИ И ОБРАБОТВАНЕ НА СПЕЦИАЛНИ КАТЕГОРИИ ДАННИ

3.1. Например Дружествата ще получат следните общи категории лични данни: лично име, бащино име (ако има такова), фамилия, парола, дата на раждане, ЕГН, номер на лична карта, пощенски адрес, адрес на електронна поща и телефонен номер за връзка, образователна квалификация, служебен опит и всяка друга допълнителна информация, попълнена от вас в автобиографията ви и/или предоставена по време на интервю в някой от нашите клонове.

3.2. Дружествата ще получат въпросните данни от вас и/или от уебсайтове, управлявани от трети страни, или от социални мрежи, чрез които дружествата публикуват свободни работни места (от името на своите клиенти или за своя сметка).

3.3. Ако кандидатствате по обява или за работа по ваше желание, ще ви бъде дадена възможност да декларирате, че имате физическо или умствено увреждане и дали попадате в „защитена категория“ (ако сте преминали преглед от експертна комисия – комисия „НЕЛК“ или „ТЕЛК“ – и сте получили удостоверение от нея) във формулярите за събиране на данни, съдържащи се на уебсайта, или по време на телефонно интервю или интервю, проведено в някой от нашите клонове. Тази информация е част от специалните категории данни съгласно член 9 от ОРЗД и ще бъде обработвана в съответствие с действащата правна рамка. Данните ще бъдат използвани, с Вашето съгласие, и при специфични търсения на „защитени категории“ за длъжности, специално поискани за попълване на „квотите за хора с увреждания“, възложени на работодателите от Министерството на труда и социалната политика и Агенцията за хората с увреждания.

3.4. Правното основание за обработката на специалните категории ваши данни, описани в точка 1.2, е вашето изрично съгласие в съответствие с член 9, параграф 2, буква а) от ОРЗД.
Ако не дадете съгласието си, няма да е възможно да се обработват данните от „защитената категория“, в която попадате.

3.5. Моля, не включвайте в автобиографията си никакви специални категории лични данни (лични данни, разкриващи вашия расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, членство в синдикати, както и генетични данни или биометрични данни с единствената цел да се идентифицира дадено лице, или данни за вашето здраве, сексуален живот или сексуална ориентация).

 

4. ПЕРИОД НА СЪХРАНЕНИЕ НА ДАННИТЕ

4.1. При обработване на данни за целите на регистрацията в личната зона на уебсайта и за целите на търсенето и подбора, както е описано в раздел 1, при подаване на молба за работа по искане на кандидата, данните се въвеждат в базата данни на дружеството и се съхраняват за период от 30 месеца след въвеждането им или от датата на последното ви взаимодействие с уебсайта (достъп, актуализиране на данни или качване на автобиография) или агенциите, освен когато дадете съгласието си за удължен период на съхранение на данните, когато такова съгласие е поискано от вас преди изтичането на първоначалния период на съхранение.

4.2. При обработване на данни за цели, свързани с установяването, упражняването или защитата на законно право, както е описано в точка 1, данните се въвеждат в исторически запис и се съхраняват за времето на съдебния спор, до изтичане на сроковете за обжалване.

4.3. При обработване на данни за допълнителните цели, описани в точка 2, данните се въвеждат в базата данни на дружеството и се съхраняват за срока, посочен в точка 4.1, или докато оттеглите съгласието си.

4.4. След изтичане на горепосочените срокове за съхранение данните се унищожават или се преобразуват в анонимен формат.

 

5. ЕСТЕСТВО НА ПРЕДОСТАВЯНЕТО НА ДАННИ И ПОСЛЕДИЦИ ОТ ОТКАЗА ЗА ПРЕДОСТАВЯНЕ

5.1. Предоставянето на данните, отбелязани със звездичка във формуляра за регистрация в MyGigroup/MyWyser, е необходимо, за да могат Дружествата да завършат вашата регистрация, както е описано в точка 1. Ако откажете да предоставите исканите данни, Дружествата няма да могат да завършат регистрацията ви на уебсайта.

5.2. Предоставянето на данните, отбелязани със звездичка във формуляра за събиране на данни, съдържащ се на уебсайта или по искане на агенциите, е необходимо, за да могат дружествата да извършат процеса на търсене и подбор, описан в точка 1. Ако откажете да предоставите исканите данни, Дружествата няма да могат да разгледат вашата кандидатура.

5.3. Предоставянето на данните, описани в точка 2, не е задължително. Ако откажете да предоставите данните или не дадете съгласието си, това няма да се отрази на регистрацията ви на уебсайта и няма да попречи на Дружествата да извършат процеса на търсене и подбор.

 

6. ПОЛУЧАТЕЛИ НА ДАННИТЕ

6.1. Вашите данни могат да бъдат обработвани само от служители на отделите на Дружествата, които са упълномощени за това, за да изпълнят гореспоменатите цели. Въпросните служители са получили подходящи инструкции за работа във връзка със задачите, които ще изпълняват.

6.2. Дружествата могат да предават вашите лични данни на следните страни, за да изпълнят целите, описани в точка 1 по-горе:

1. Компании клиенти или организации клиенти
2. Министерство на труда, агенции по труда и инспекции по труда
3. Публични органи във връзка с активни политики или мерки за заетост
4. Правни съветници

6.3. Освен това вашите лични данни могат да бъдат обработвани от външни страни, изрично определени за обработващи лични данни, които изпълняват за Дружествата:

1. Услуги за управление и поддръжка на уебсайтове
2. услуги по управление и поддръжка на базата данни с кандидати
3. услуги за архивиране на данни
4. услуги за изпращане на съобщения
5. услуги, свързани с проучване на пазара

6.4. Актуализираният списък на получателите може да бъде получен от нашия регистриран офис или чрез изпращане на писмо по на имейл адрес dpo_bg@gigroupholding.com.

6.5. Личните данни, предоставени от кандидатите, няма да бъдат разкривани.

 

7. ПРЕДАВАНЕ НА ДАННИ ИЗВЪН ЕИО

Вашите лични данни се обработват от Дружествата в рамките на Европейското икономическо пространство (ЕИП) и не се разкриват. Ако е необходимо, по технически или оперативни причини Дружествата могат да прехвърлят Вашите Лични данни в държави извън ЕИП, за които има решения на Европейската комисия за адекватност или въз основа на подходящи гаранции (напр. стандартни договорни клаузи), или специфични дерогации, предвидени в Регламент.

 

8. ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ДАННИ

8.1. На субектите на данни се предоставят правата, посочени в членове 15-22 от ОРЗД, когато е приложимо.

8.2. По-специално, субектите на данни могат да поискат от Администраторите:

1. да получат достъп и копие от личните си данни, както и друга допълнителна информация.
2. да поискате коригиране на неточни лични данни или попълване на непълни лични данни.
3. при определени обстоятелства да поискате изтриване на лични данни.
4. при определени обстоятелства да поискат ограничаване или заличаване на личните им данни.
5. да възразите срещу обработката на данните, необходима за легитимното преследване на интересите на администраторите или за директен маркетинг.

8.3. Ако са изпълнени условията за предаване на данните съгласно член 20 от ОРЗД, субектите на данни имат също така право да получат данните, предоставени на администраторите, в структуриран формат за общо ползване, който се чете от автоматично устройство, и когато това е технически осъществимо, да предадат данните на друг администратор безпрепятствено.

8.4. Тези права могат да бъдат упражнени писмено на адрес София 1527, бул. „Александър Дондуков-Корсаков“ № 88, ет.3, офис 2, или по електронна поща, изпратена на следния адрес: dpo_bg@gigroupholding.com.

8.5. Субектите на данни имат право да предявяват искове пред съответния надзорен орган (за България това е Комисията за защита на личните данни).

 

9. ОТТЕГЛЯНЕ НА СЪГЛАСИЕТО

9.1. Субектите на данни имат право да оттеглят дадените съгласия по всяко време чрез писмено изпращане на адрес София 1527, бул. „Александър Дондуков-Корсаков“ № 88, ет.3, офис 2, или чрез електронно съобщение, изпратено на адрес dpo_bg@gigroupholding.com.

9.2. Оттеглянето на съгласието не засяга легитимния характер на обработката въз основа на съгласието, дадено от вас преди оттеглянето.

 

10. СПОРАЗУМЕНИЕ ЗА СЪВМЕСТЕН КОНТРОЛ

Дружествата са сключили споразумение за поемане на съвместен контрол върху обработката на данни в съответствие с член 26 от ОРЗД, в рамките на което съвместно ще бъдат установени редица мерки, по-специално по отношение на:

1. Цели и средства за обработка на Лични данни;
2. Процедури за предоставяне на своевременна обратна връзка по исканията на субектите на данни при упражняване на техните права;
3. мерки за сигурност, подходящи за обработката на Лични данни, и процедури за справяне с нарушения на сигурността на данните;
4. Съдържание на съобщенията за поверителност.

 

11. ДАННИ ЗА КОНТАКТ НА СЪВМЕСТНИТЕ АДМИНИСТРАТОРИ

Контрольор e „Джи Ай Груп“ ЕООД, представлявани от законните си представители, адрес: София 1527, бул. „Александър Дондуков-Корсаков“ 88, ет.3, офис 2, e-mail: dpo_bg@gigroupholding.com.

 

12. ДАННИ ЗА КОНТАКТ С ДЛЪЖНОСТНОТО ЛИЦЕ ПО ЗАЩИТА НА ДАННИТЕ (ДЗД)

Контакт с длъжностното лице по защита на данните [ДЛЗД] може да се осъществи по електронна поща: dpo_bg@gigroupholding.com.